Bielefeld (ots)
In der Welt der Eventlocations ist der Alltag oft geprägt von Überlastung – nicht etwa durch mangelnde Nachfrage, sondern durch überforderte Vertriebsabläufe. Im Dschungel aus E-Mails, Telefonanrufen und Terminabstimmungen bleibt kaum Zeit für tiefgründige Gespräche oder strategische Überlegungen. Der deutsche Anbieter Simpli.bot hat mit seiner KI-Lösung „Eva“ einen Ansatz entwickelt, der diese Herausforderungen adressiert: Eva automatisiert den Anfrage- und Buchungsprozess und entlastet die Teams merklich.
Nach einem langen Veranstaltungstag kehrt zwar Ruhe ein, doch die Fragen bleiben: Wurden sämtliche Anfragen bearbeitet? Ist ein potenzieller Lead in Vergessenheit geraten? Obwohl das Interesse groß ist, gehen wertvolle Möglichkeiten verloren, weil die Vertriebsstrukturen dem Tempo des Tagesgeschäfts nicht standhalten. Teams, die unzählige Stunden mit E-Mails, Rückrufen und Terminabstimmungen verbringen, haben keine Zeit mehr für das Wesentliche: ansprechende Kommunikation, erstklassige Organisation vor Ort und unvergessliche Erlebnisse für die Gäste. „Firme, die nicht in der Lage sind, systematisch auf Anfragen zu reagieren, verlieren nicht nur Buchungen, sondern auch das Vertrauen von Kunden und Handlungsspielraum“, erklärt Dennis Melson, der Gründer von Simpli.bot.
„Deshalb ist es für Unternehmen entscheidend, intelligente Systeme zu installieren, die Abläufe automatisieren und Ressourcen für das Wesentliche freisetzen“, ergänzt Dennis Melson. Hier kommt Simpli.bot ins Spiel: Mit dem KI-basierten System Eva bietet das Unternehmen einen durchorganisierten, vollautomatisierten Vertriebsprozess, der speziell für Eventlocations konzipiert ist. Anstelle von zeitaufwendigem E-Mail-Pingpong und mühsamer Terminfindung übernimmt Eva die Erstansprache, filtert irrelevante Anfragen, koordiniert Termine und begleitet Interessierte bis zur Buchung – rund um die Uhr und über verschiedene Kommunikationskanäle. So wird aus einem oft chaotischen Alltag ein planbarer, skalierbarer Prozess, der Kapazitäten freisetzt und verlorenes Potenzial zurückgewinnt.
Verpasste Anfragen: Ein unnötiger Verlust an Potenzial
Unbeantwortete Anfragen und verpasste Rückrufe können in vielen Eventlocations zu erheblichen Umsatzverlusten führen. Interessenten, die zu lange auf Antworten warten, wenden sich schnell an die Konkurrenz – sie wünschen sich Erlebnisse statt Erklärungen. Während Mitarbeiter versuchen, zwischen E-Mails, Telefonanrufen und Chat-Nachrichten zu jonglieren, steigen die neu eingehenden Anfragen, die oft unvollständig sind oder allgemeine Fragen zu Preisen und Kapazitäten beinhalten. Terminwünsche müssen häufig telefonisch abgesprochen, manuell in Excel eingepflegt und per E-Mail bestätigt werden. Diese fragmentierten Abläufe rauben wertvolle Zeit und binden Ressourcen, die an anderer Stelle dringend benötigt werden.
Oftmals stellen sich viele Anfragen als vage oder nicht ernsthaft erwiesen, sodass das Team viel Zeit in Gespräche investiert, die weder finanziell tragfähig noch wirklich ernsthaft sind. Ohne eine systematische Vorqualifizierung wird das Personal zum Rundum-Service, der auch mit wenig vielversprechenden Kontakten beschäftigt ist. Der Berufsalltag ist von sich wiederholenden Abläufen geprägt: Anruf, Mail, Rückruf, Kalendereintrag und Follow-up ziehen sich oft endlos, ohne dass es zu einem Termin kommt. Bis zu 70 Prozent der Arbeitszeit entfallen auf diese Routineaufgaben, was nicht nur die Mitarbeitermotivation mindert, sondern auch zu Fehlern wie Doppelbuchungen oder vergessenen Rückmeldungen führen kann. Ein Mangel an Struktur reduziert somit nicht nur die Effizienz des Teams, sondern hemmt auch den gesamten Geschäftserfolg.
Eva: Ihr smarter Partner für einen effizienten Vertriebsprozess
Die KI-Lösung Eva von Simpli.bot stellt mehr dar als eine einfache Software – sie ist das Herzstück eines skalierbaren, KI-unterstützten Vertriebsprozesses, der präzise auf die Anforderungen moderner Eventlocations abgestimmt ist. Die Plattform kommuniziert direkt über WhatsApp, E-Mail oder Webformulare mit Interessenten, stellt gezielte Rückfragen zur Qualifizierung und trifft automatisierte Vorauswahlen. So begrüßt Eva potenzielle Kunden persönlich, ermittelt deren Budget und Wünsche und filtert ungeeignete Anfragen heraus. Die Terminvergabe erfolgt vollständig automatisiert, einschließlich Kalendereintragungen, Bestätigungen und Erinnerungen, was die No-Show-Rate erheblich senkt und den administrativen Aufwand minimiert.
Darüber hinaus sorgt Eva mit einer abgestimmten Nachverfolgung, die bis zu acht individuell getimten Nachrichten umfasst, dafür, dass auch bei ausbleibenden Rückmeldungen kein Kontakt abbricht. Oft gestellte Fragen zu Preisen, Ausstattung oder Verfügbarkeit werden in Echtzeit beantwortet und Angebote sowie Informationsmaterial automatisch versendet. Nach dem Event erinnert das System die Gäste an Bewertungen und reaktiviert frühere Interessenten, was zu einer Steigerung der Folgeanfragen um bis zu 25 Prozent führt. Dieses umfassende und automatisierte Anfrage- und Buchungssystem vermeidet Insellösungen und fragmentierte Abläufe, schont Ressourcen und steigert nachhaltig das Umsatzpotenzial der Betreiber. „Mit Eva bieten wir eine Lösung, die nicht nur Prozesse vereinfacht, sondern auch die Beziehung zwischen Veranstaltern und Gästen langfristig stärkt – vollständig automatisiert und dennoch persönlich“, erläutert Tim Hoppe, Mitgründer von Simpli.bot.
Ein Erfolgsbeispiel aus Wien: Chadim setzt auf Automatisierung für Vertriebsprozesse
Das Chadim, eine der angesehensten Eventlocations in Wien, hat seine Vertriebsabläufe mithilfe des KI-gesteuerten Systems Eva von Simpli.bot grundlegend verbessert. Inhaber Stefan Hadwara berichtet: „Früher sind uns häufig Anfragen entgangen oder wir haben viel Zeit mit Rückfragen oder unqualifizierten Terminen verloren. Heute kümmert sich Eva um diesen Bereich für uns – zügig, verlässlich und professionell.“ Seit der Implementierung koordiniert Eva selbstständig die Anfragen, was dem Team erlaubt, mehr Zeit der persönlichen Betreuung der Gäste zu widmen. Das Resultat sind klare Abläufe, höhere Erfolgsquoten und glücklichere Kunden – ohne zusätzlichen Personalaufwand.
Optimierte Vertriebsprozesse für Eventlocations: Flexibel und skalierbar
Immer mehr Eventlocations in der DACH-Region setzen auf Eva – nicht nur als Software, sondern als intelligente Vertriebsinfrastruktur, die den gesamten Anfrageprozess automatisiert und gleichzeitig die persönliche Ansprache wahrt. Eva kann innerhalb weniger Tage nahtlos in bestehende Abläufe integriert werden und sorgt für eine effiziente Bearbeitung der Kundenanfragen rund um die Uhr.
Locations haben die Möglichkeit, in nur drei Minuten eine kostenfreie Standortprüfung durchzuführen, um zu testen, ob Eva für ihr Geschäftsmodell geeignet ist. Aufgrund des individuell abgestimmten Setups ist die Anzahl der Neuinstallationen auf 18 pro Monat begrenzt – eine frühzeitige Anmeldung ist daher ratsam, um Zugang zu dieser Lösung zu sichern.
Interessiert an professionellen und effizienten Vertriebsprozessen?
Erfahren Sie jetzt kostenlos und unverbindlich, ob Eva von Simpli.bot zu Ihrer Eventlocation passt.
Pressekontakt:
Simpli GmbH
vertreten durch die Geschäftsführer Tim Hoppe & Dennis Melson
E-Mail: info@simpli.bot
Webseite: https://simpli.bot/
Ruben Schäfer
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