Bisher hat die Finanzverwaltung wenig Augenmerk auf die Verfahrensdokumentation gelegt – ein Umstand, der sich nun jedoch ändert: Immer mehr avanciert sie zu einem regelrechten Schwerpunkt digitaler Betriebsprüfungen. Umso wichtiger wird es für Unternehmen jeder Art, sich frühzeitig darauf vorzubereiten. Worauf aber kommt es dabei an?
Verfahrensdokumentationen müssen bereits seit 2015 von jedem aufzeichnungspflichtigen Unternehmer auf Grundlage der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) erstellt werden. Dabei soll sie sicherstellen, dass die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nachvollziehbar und nachprüfbar ist. Fehlt sie hingegen, kann dies als formeller Mangel der Buchführung angesehen werden. „Das allein berechtigt zwar nicht zu einer Schätzung durch das Finanzamt – der Steuerpflichtige hat grundsätzlich die Möglichkeit, die fehlenden Informationen nachzuliefern“, erklärt Christian Geng von RINGTREUHAND Allgäu. „Kann die Finanzverwaltung jedoch Mängel nachweisen, die Zweifel an der sachlichen Richtigkeit der Buchführung aufkommen lassen, stehen erhebliche steuerliche Nachteile und damit empfindliche Konsequenzen im Raum.“
„Wer andererseits proaktiv handelt und sich bei der Umsetzung idealerweise professionell unterstützen lässt, erspart sich spätere Unannehmlichkeiten und erhält Expertise durch unser Verfahrensdokumentationsteam“, fügt Corinna Geng von RINGTREUHAND Allgäu hinzu. „Darüber hinaus bietet die Verfahrensdokumentation eine Reihe spannender Vorteile, die viele Unternehmen gar nicht auf dem Schirm haben.“ Gemeinsam haben sich Christian Geng und Corinna Geng auf die steuerliche und wirtschaftliche Beratung von Unternehmen spezialisiert. Ihre Steuerberatungskanzlei RINGTREUHAND Allgäu ist Teil eines Netzwerks mit 14 Standorten in Bayern und auf die Bereiche Handwerk, Baugewerbe sowie Industrie und Maschinenbau spezialisiert. Sie unterstützen ihre Mandanten bei der Einhaltung regulatorischer Vorgaben und der Optimierung ihrer steuerlichen Ergebnisse und Prozesse. Warum hierbei auch die Verfahrensdokumentation so wichtig ist und worauf es dabei ankommt, erfahren Sie hier.
Von lückenloser Compliance bis zu bestmöglichem Risikomanagement: Deshalb ist eine sorgfältige Verfahrensdokumentation so wichtig
„Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation ist weit mehr als eine bloße Formalität – sie erfüllt zentrale Funktionen im Bereich Compliance, Transparenz und Risikomanagement“, betont Christian Geng. Durch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung und der GoBD, wird demnach sichergestellt, dass Unternehmen ihre steuerlichen und datenschutzrechtlichen Pflichten erfüllen.
Ergänzend dazu macht es eine transparent dokumentierte Prozessumgebung einfacher, jegliche Abläufe zu verstehen und zu überwachen. Speziell im Falle von behördlichen Prüfungen, internen Kontrollen oder Datenschutzprüfungen können Firmen mithilfe der Verfahrensdokumentation nachweisen, dass sie alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen haben, um die Sicherheit personenbezogener Daten gewährleisten zu können. Gerade im Hinblick auf digitale Betriebsprüfungen bietet diese Vorgehensweise Unternehmen eine rechtssichere Grundlage und minimiert das Risiko steuerlicher Nachzahlungen.
Nicht zuletzt können Unternehmen durch die Identifizierung und Dokumentation von Risiken im Kontext der Datenverarbeitung gezielt Maßnahmen ergreifen, um potenzielle Gefahren oder Schwachstellen zu minimieren. „In der Praxis kann ihnen das entscheidende Vorteile verschaffen. Eine Verfahrensdokumentation kann als eine Art Handbuch des eigenen Unternehmens gesehen werden und erleichtert nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern ermöglicht Chancen zur Prozessoptimierung und damit einhergehende zeitliche Einsparpotenziale sowie eine frühzeitige Erkennung möglicher Schwachstellen, wodurch Unternehmen gezielt auf sicherheitsrelevante Herausforderungen reagieren können“, betont Corinna Geng von RINGTREUHAND Allgäu.
Unverzichtbare Vorteile der Verfahrensdokumentation: Was sie Unternehmen auch in strategischer Hinsicht bietet
Eine Verfahrensdokumentation geht weit über die reine Pflichterfüllung hinaus und bietet Unternehmen zahlreiche strategische Vorteile: So ermöglicht sie eine klare Strukturierung und Dokumentation aller geschäftsrelevanten Prozesse, was eine gezielte Steuerung und Optimierung der Abläufe erleichtert. „Unternehmen, die ihre Prozesse detailliert erfassen, profitieren von mehr Transparenz und Effizienz“, erklärt Christian Geng von RINGTREUHAND Allgäu. Dies kommt nicht nur der Geschäftsleitung zugute, sondern sorgt auch dafür, dass die Geschäftsprozesse für Angestellte eindeutig und verständlich sind.
Durch die Nutzung einer Verfahrensdokumentation als Wissensdatenbank wird die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erheblich, da diese sich anhand der dokumentierten Abläufe schnell und eigenständig mit ihren neuen Aufgabengebieten vertraut machen können. „Wir sehen immer wieder, dass Firmen mit einer soliden Verfahrensdokumentation als Handbuch des Unternehmens neue Teammitglieder deutlich schneller integrieren“, berichtet Corinna Geng hierzu. „Wenn beispielsweise eine Schlüsselperson im Unternehmen durch einen Unfall oder andere Umstände nicht mehr greifbar ist, kann eine sorgfältige Dokumentation viel Unheil abfangen, da das Wissen dieses Angestellten somit nicht verloren ist“, fügt Christian Geng hinzu.
Fazit: Die Verfahrensdokumentation als Türöffner für eine Reihe wichtiger Verbesserungen
Abschließend lässt sich sagen, dass eine Verfahrensdokumentation nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen dient. Vielmehr ermöglicht sie eine detaillierte Analyse und Optimierung interner Geschäftsprozesse, wodurch betriebliche Abläufe effizienter gestaltet werden können. Darüber hinaus trägt sie zur Fehlervermeidung bei und gewährleistet steuerliche Sicherheit. „Eine gewissenhaft erstellte Verfahrensdokumentation ist also keineswegs nur ein bürokratisches Ärgernis, sondern ein strategisches Instrument, das Unternehmen vor Risiken schützt und gleichzeitig wertvolle Potenziale eröffnet“, fasst Corinna Geng von RINGTREUHAND Allgäu zusammen.
Sie wollen Ihre Verfahrensdokumentation professionell abwickeln und sich so vor steuerlichen Konsequenzen schützen? Dann melden Sie sich jetzt bei Christian Geng und Corinna Geng von RINGTREUHAND Allgäu und lassen Sie sich unverbindlich hierzu beraten!
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